Les documents confidentiels comportent souvent des informations sensibles qui doivent être protégées contre le vol, la perte ou la divulgation non autorisée. Ils peuvent comporter des secrets industriels, des données personnelles, des contrats, des brevets, etc. La protection des documents confidentiels est donc essentielle pour préserver la réputation, la compétitivité et la sécurité de votre entreprise.
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Un coffre adapté pour stocker vos documents confidentiels
Le stockage de documents confidentiels dans un coffre-fort est une pratique qui se révèle bénéfique pour de nombreuses entreprises. Les coffres-forts sont souvent utilisés pour stocker de l’argent et d’autres objets de valeur, mais ils peuvent également servir pour ranger des documents importants. Toutefois, il convient de trouver un modèle adapté à cet usage, afin de bénéficier de plus de praticité et de sécurité.
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Il existe à cet effet des équipements spécialement conçus pour stocker les documents importants des entreprises. Ils sont souvent résistants au feu et aux températures élevées, ainsi qu’à l’eau. D’après la page de l’expert en solutions de sécurité Doowie Sourcing, il existe aussi des coffres-forts blindés qui résistent mieux aux intrusions. Cela les rend parfaits pour stocker des documents sensibles.
Le coffre-fort doit également être adapté à vos besoins spécifiques. Ainsi, pour stocker de grands documents, vous aurez besoin d’un coffre-fort plus grand. De même, pour un accès régulier à vos documents, vous devez opter pour un équipement facilement accessible. Cela implique de le placer dans un endroit facile d’accès, mais sécurisé et de choisir un système de verrouillage pratique.
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Utiliser la technologie pour crypter et protéger vos données sensibles
De nos jours, une grande partie des documents confidentiels est numérique et stockée sur des supports informatiques physiques ou virtuels (cloud). Pour protéger ces données sensibles, il est indispensable d’utiliser la technologie pour les crypter et les protéger. Le cryptage consiste à transformer les données en un langage incompréhensible pour les personnes non autorisées à l’aide d’une clé secrète. Les fichiers ainsi cryptés sont inutiles pour les personnes qui n’ont pas la clé de décryptage.
Il existe différents logiciels et applications qui permettent de crypter vos données simplement et efficacement. Les algorithmes de cryptage tels qu’AES (Advanced Encryption Standard) et RSA (Rivest–Shamir–Adleman) sont considérés comme des normes de cryptage de haute sécurité.
Toutefois, ne stockez pas les clés de cryptage avec les données cryptées. Elles doivent être rangées séparément dans un lieu sûr. Vous pouvez également utiliser des mots de passe complexes et uniques pour chaque compte ou fichier. Utilisez aussi un antivirus et un pare-feu pour prévenir les attaques informatiques.
Sauvegardez régulièrement toutes les données
Pour une bonne protection de vos données sensibles, vous devez les sauvegarder régulièrement. Cela consiste à faire une copie de vos documents sur un support différent de celui où ils sont stockés initialement. La sauvegarde vous permet de récupérer vos données en cas de perte, de vol ou de dommage du support original. Vous pouvez à cet effet utiliser des supports physiques comme des disques durs externes.
Les supports utilisés doivent être idéalement rangés dans un lieu sécurisé hors de votre entreprise et accessible uniquement aux personnes autorisées. S’ils sont stockés sur site, ils peuvent être détruits en cas d’incendie, d’inondation ou de vol. Un stockage dans un environnement extérieur permet alors de garantir la sécurité de vos données.
Par ailleurs, vous pouvez aussi utiliser des supports virtuels comme le cloud ou les serveurs en ligne. Pour cela, les sauvegardes doivent être effectuées sur une base régulière pour garantir que toutes les données sont à jour. Il est également important de tester régulièrement vos sauvegardes pour garantir que toutes les données sont récupérables en cas de besoin.
