La plupart des associations naissent d’une conviction. Mais entre l’idée et la réalité, il y a un terrain semé d’exigences administratives, de subtilités juridiques et de détails qu’on néglige souvent. Pour qui se lance dans la création d’une association, mieux vaut ne rien laisser au hasard, surtout quand il s’agit des cotisations. Voici ce qu’il faut savoir pour que la phase fondatrice ne vire pas au casse-tête.
1. Déterminer les conditions d’adhésion de l’association
Les associations régies par la « Loi 1901 » disposent d’une grande latitude pour fixer les critères d’admission. Même si cette liberté est précieuse, la sagesse commande d’inscrire ces règles noir sur blanc dans les statuts. Le but ? Se prémunir contre les imprévus et éviter les conflits futurs. Concrètement, les conditions d’adhésion peuvent englober :
- le paiement de la cotisation
- l’âge requis, adultes, mineurs, etc.
- une compétence particulière, diplôme, permis, qualification professionnelle
- l’appartenance à un groupe donné : établissement scolaire, club, commune…
- le parrainage par un adhérent existant
- l’absence d’antécédents judiciaires
- et d’autres critères spécifiques selon l’objet de l’association
Pour formaliser l’adhésion, mieux vaut demander à chaque futur membre de signer un bulletin d’inscription. Ce document atteste l’accord entre l’association et la personne concernée, mentionne le versement de la cotisation, et précise les droits et obligations de chacun.
2. Établir les statuts des membres de l’association
Ici encore, chaque association décide de la diversité ou de l’uniformité des statuts de ses membres. Il est fréquent de distinguer les « membres actifs » (ou « membres adhérents »), qui participent à la vie de l’association et s’acquittent d’une cotisation, des autres catégories.
Les fondateurs peuvent choisir de se réserver certains droits particuliers. Rien ne les y oblige, mais la possibilité existe. Autre option : accorder le titre de membre bienfaiteur à ceux qui soutiennent l’association par un don ou une contribution supérieure à la cotisation habituelle.
Il est aussi envisageable d’honorer des personnes en leur offrant un statut de membre d’honneur, souvent sans obligation financière, pour leur aide précieuse. Enfin, il arrive que des membres d’office, comme un maire pour une structure locale, soient intégrés sans démarche d’adhésion formelle.
3. Communiquer les droits et obligations des membres de l’association
La transparence, c’est la base d’une association saine. La structure doit respecter les droits de ses membres tels que définis par la loi et ses statuts. Elle doit poursuivre l’objectif qu’elle s’est fixé à l’origine. Si ce cap n’est plus tenu, chaque membre peut décider de quitter l’association. Si un préjudice en résulte, il est en droit de demander réparation. Les informations personnelles transmises à l’association sont protégées et ne peuvent être divulguées à des tiers sans consentement.
Les membres, de leur côté, ont des devoirs : payer la cotisation, respecter le règlement intérieur et éviter tout comportement susceptible de perturber le fonctionnement de la structure. Instaurer des règles internes solides protège l’association contre des litiges potentiels, et assure à chacun un cadre clair.
4. Montant de la cotisation
Rien n’oblige une association à demander une cotisation. Mais dans les faits, c’est souvent le nerf de la guerre pour financer les projets et garantir la pérennité de la structure. Si vous optez pour cette voie, il convient de préciser les modalités dans les statuts. Mieux vaut toutefois éviter d’y inscrire le montant exact, sous peine de devoir les modifier à chaque changement de tarif. Les statuts doivent simplement indiquer qui décide du montant.
Il ne faut pas confondre droit d’entrée et cotisation. Le droit d’entrée, versé une seule fois à l’arrivée du membre, se distingue de la cotisation annuelle ou périodique, qui conditionne l’accès aux assemblées générales et aux activités. Selon le profil des membres (individuel, entreprise, adulte, jeune…), le montant peut varier, mais attention à ne pas créer de disparités exagérées qui pourraient être mal interprétées ou jugées discriminatoires.
5. Propositions de modalités de paiement de la contribution
L’association choisit librement les modalités de paiement, tant qu’elles figurent dans les statuts. Espèces, chèque, virement bancaire : tout est envisageable. Aujourd’hui, recourir à une solution numérique pour les paiements simplifie la tâche, notamment avec le virement bancaire, qui fluidifie la gestion et fait gagner un temps précieux.
6. Préparation au retrait d’un membre de l’association
La vie associative n’est pas un long fleuve tranquille : un membre peut décider de partir pour mille raisons. Il perd alors son statut d’adhérent. La procédure dépend des statuts : parfois, un préavis est exigé, et la cotisation déjà versée reste acquise à l’association.
À l’inverse, l’exclusion d’un membre doit respecter les règles fixées en amont. Le non-paiement de la cotisation est souvent retenu comme motif valable d’exclusion. Mais d’autres manquements peuvent être invoqués : non-respect du règlement, violation des statuts, faute avérée… Le membre concerné doit toutefois pouvoir s’expliquer et défendre sa position avant qu’une décision soit prise.
Dans ce jeu d’équilibre, chaque association trace sa route. Ce sont ses statuts, ses valeurs et sa capacité à anticiper qui feront la différence lorsque les questions d’adhésion, de cotisation ou d’exclusion surgiront. Car derrière chaque formulaire rempli, chaque chèque signé, il y a une aventure collective qui ne demande qu’à s’écrire sans fausse note.
