Le Kbis est un document très important pour toutes les opérations d’une entreprise. Que ce soit lors de la conclusion d’un contrat avec un fournisseur ou d’un abonnement. Cependant, il peut arriver que l’extrait soit perdu ou volé. En France, les démarches à effectuer pour déclarer la perte ou le renouvellement d’un document officiel varient. En ce qui concerne le Kbis, comment procéder lorsqu’il a été volé ou perdu ? Nous apportons la réponse à cette préoccupation dans la suite de cet article.
Plan de l'article
L’extrait Kbis et ses différentes formes
Le Kbis ou extrait Kbis est un document officiel qui certifie de l’existence d’une entreprise ainsi que la légalité de ses activités. Il regroupe toutes les informations importantes sur l’entreprise et fait office de carte d’identité pour cette dernière.
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Le document officiel ne concerne que les sociétés ou les personnes morales. Au nombre des structures pouvant exiger son établissement, il y a : la Société à responsabilité limité, la Société par action simplifiée, la Société en nom collectif ou la Société civile immobilière.
Lorsque la forme juridique de la société est différente de celle d’une personne morale, le Kbis devient :
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Le D1 dans le domaine des artisans ;
Extrait K le cas ou d’une entreprise individuelle ;
RSAC en ce qui concerne les agents commerciaux ;
Un avis de situation Sirene pour les professions libérales,
L’établissement du Kbis est une des prérogatives du greffier du tribunal de commerce et il intervient après l’immatriculation au RCS. Il a une durée de validité de 3 mois et doit être renouvelé après ce délai.
Que faire en cas de perte ou de vol de l’extrait Kbis ?
Il existe plusieurs méthodes grâce auxquelles les responsables d’une entreprise peuvent demander le renouvellement de leur Kbis. Parmi celles-ci nous avons :
Commander gratuitement un Kbis perdu sur une plateforme dédiée
Si votre organisation est enregistrée auprès du RCS, vous pouvez mettre à jour gratuitement vos extraits Kbis sur un site dédié à cela. Il s’agit d’une plateforme d’identité numérique qui permet aux personnes de prouver leur identité en suivant une démarche particulière. Pour obtenir un Kkbis gratuit à partir de ce service après avoir perdu une copie précédente, vous devez encore effectuer quelques étapes.
Etape 1 : Assurez-vous que vous êtes le représentant légal
La plateforme ne peut être utilisée que pour demander des extraits Kbis aux entreprises dont vous êtes le représentant légal. Pour ce faire, votre nom doit être inscrit au registre du commerce et des sociétés.
Etape 2 : Activez votre identité numérique
Avant de pouvoir renouveler un certificat Kbis perdu, vous devez activer votre identité numérique sur la plateforme en soumettant votre identifiant, votre numéro de téléphone mobile et votre adresse électronique.
Etape 3 : Relier votre entreprise
Si votre nom apparaît sur le RCS, la plateforme vous proposera de relier votre entreprise à votre profil. Vous devez juste confirmer.
Etape 4 : Téléchargement gratuit de Kbis
Dans la section Kbis et Performance, vous pouvez télécharger gratuitement les nouveaux extraits de Kbis en format PDF.
Faire la demande d’un nouvel extrait au greffe
En France, les greffes des tribunaux de commerce sont chargés de l’immatriculation des commerces et des sociétés. En toute logique, ils peuvent donc vous délivrer un nouveau certificat d’immatriculation si vous avez perdu celui de votre entreprise. Toutefois, pour obtenir un extrait Kbis du registre, vous devez vous adresser au greffe du tribunal de commerce.
L’attribution d’une immatriculation dépend de la situation géographique de l’entreprise pour laquelle vous souhaitez renouveler un Kbis égaré. Pour la trouver parmi les 134 greffes en France, vous pouvez rechercher les communes sur le site Infogreffe.fr. Une fois que vous l’avez trouvé, vous pouvez faire votre demande de deux manières différentes.
Sur place : Vous pouvez d’abord contacter le greffe concerné pour faire une nouvelle demande d’extrait Kbis. Fournissez juste les informations nécessaires à l’identification de l’entreprise (SIRET, raison sociale, etc.).
Par courrier : Vous pouvez également introduire votre demande de renouvellement d’un extrait KBIS perdu par courrier. Veillez à fournir les informations utiles à l’identification de l’entreprise et joignez un chèque adressé au greffe du tribunal de commerce concerné.
Téléchargement d’un nouveau Kbis depuis Infogreffe
La plateforme Infogreffe.fr peut vous fournir un nouvel extrait KBIS si vous avez perdu l’ancien. Elle est chargée de compiler les données recueillies par les greffes des tribunaux de commerce, dont les RCS. Là encore, il y a plusieurs étapes à suivre pour demander un KBIS à Infogreffe :
- Trouver votre entreprise en saisissant les informations la concernant (SIREN, nom de l’entreprise, etc.) ;
- Sélectionnez votre entreprise dans la liste des résultats
- Choisir entre l’envoi par la poste ou par voie électronique (e-mail ou téléchargement)
- Indiquez le nombre de copies de l’extrait KBIS que vous désirez
- Payer le prix du certificat d’immatriculation.
Après une perte du Kbis, il est important que le nouvel extrait porte la mention des rectifications. Cette modification peut concerner un changement de logo, de raison sociale ou de forme juridique, un changement de dirigeant. Elle peut également être liée à une augmentation de capital, un transfert de siège social ou un changement d’activité.
Pour modifier le Kbis, vous devez vous connecter à votre compte sur Infogreffe. Dans l’ordre, vous devez ensuite fournir le numéro de SIRET, mentionner la modification. Puis, vous devez remplir le formulaire envoyé par Infogreffe et télécharger les pièces justificatives. Enfin, vous devez signer et payer.
