Pour créer et certifier son OF (organisme de formation), deux démarches se suivent : déclarer l’activité auprès de la DREETS pour obtenir le numéro de déclaration d’activité (NDA), puis passer l’audit de certification Qualiopi. Le NDA enregistre l’organisme sans valoir agrément de l’État, alors que Qualiopi conditionne l’accès aux fonds publics et mutualisés. Ce guide suit les étapes dans l’ordre, de la structure juridique aux obligations annuelles.
NDA et Qualiopi : deux étapes qui n’ont pas le même rôle
Le NDA résulte d’une procédure d’enregistrement : la DREETS prend acte de l’activité de formation, sans agrément ni habilitation. Le numéro ne garantit donc ni la qualité des formations ni leur financement.
Qualiopi joue un autre rôle. La marque atteste la qualité du processus mis en œuvre par le prestataire, et la certification est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour accéder aux fonds publics et mutualisés. Les formateurs indépendants sont concernés comme les autres.
Un organisme dont les clients paient eux-mêmes leurs formations peut donc démarrer avec le seul NDA. Qualiopi devient nécessaire dès qu’un financement public ou mutualisé entre en jeu.
Choisir la structure juridique avant la déclaration
Le dossier de déclaration comprend le justificatif d’attribution du numéro SIREN : la structure existe donc avant le dépôt. Micro-entreprise, EURL, SASU ou association, la forme se choisit selon le projet, et c’est elle qui porte ensuite le NDA.
Pour une société, le parcours est détaillé dans l’article sur le dépôt du dossier de création de société. Pour une association, les démarches de création d’une association suivent un autre chemin.
Une demande d’exonération de TVA peut s’ajouter. Elle passe par le dossier Cerfa 10219*22, envoyé en trois exemplaires par recommandé avec accusé de réception. L’administration dispose de 2 mois pour répondre, et l’exonération prend effet à la date de réception de la demande, sans effet rétroactif.
Obtenir le numéro de déclaration d’activité auprès de la DREETS
La déclaration se dépose en ligne sur le téléservice Mon activité formation, après la création d’un compte avec le numéro SIRET. Un envoi postal au service régional de contrôle reste possible.
Le dossier contient la première convention ou le premier contrat de formation, qui doit dater de moins de 3 mois et être signé par tous les cocontractants. Le dossier se dépose après la première convention signée, pas avant.
Les pièces à réunir sont les suivantes :
- le formulaire Cerfa 10782*06, complété et signé ;
- la copie du justificatif d’attribution du numéro SIREN ;
- le bulletin n° 3 du casier judiciaire, en original de moins d’un mois ;
- la copie de la première convention ou du premier contrat de formation ;
- les informations sur le contenu des formations, leur organisation, les moyens et la liste des intervenants.
La DREETS peut demander des justificatifs complémentaires dans les 10 jours qui suivent la réception du dossier, et l’organisme dispose alors de 15 jours pour répondre. Un dossier complet dès le départ évite cet aller-retour. La page de la DREETS consultée ne fixe pas de délai global d’instruction : il se vérifie sur le téléservice au moment du dépôt.
Plusieurs pièces se joignent en copie. Pour savoir qui peut valider une copie, l’article sur la certification conforme d’une copie de document détaille les cas.
Préparer l’audit Qualiopi pour certifier son OF
La démarche commence par une demande auprès d’un organisme certificateur figurant sur la liste publiée par le ministère du Travail, parmi ceux que le Cofrac a autorisés. Un contrat est signé avec lui, puis vient l’audit initial.
Le référentiel national qualité repose sur sept critères, et les indicateurs à mettre en œuvre dépendent de la catégorie d’action : formation, bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience ou apprentissage. Les preuves se préparent critère par critère :
- l’information du public : contenu des offres, délais d’accès et résultats obtenus doivent être présentés clairement ;
- les objectifs et l’adaptation aux publics : chaque programme précise ses objectifs, et l’évaluation des acquis est prévue ;
- le recueil des appréciations et des réclamations : les retours des stagiaires et des financeurs sont collectés et pris en compte.
Les autres critères portent sur les moyens pédagogiques et techniques, la qualification des personnels et l’inscription de l’organisme dans son environnement professionnel.
Calendrier et budget, de la création au certificat Qualiopi
Le tableau ci-dessous place chaque étape dans l’ordre où elle se présente.
| Étape | Délai ou échéance | À savoir |
|---|---|---|
| Création de la structure | Avant tout dépôt | Le numéro SIREN est exigé dans le dossier |
| Exonération de TVA (sur demande) | 2 mois de réponse, effet à la réception | Pas d’effet rétroactif |
| Déclaration d’activité | Convention de moins de 3 mois ; 10 jours puis 15 jours si pièces demandées | Dépôt en ligne, sans agrément |
| Audit initial Qualiopi | À fixer avec le certificateur | Contrat et devis du certificateur |
| Audit de surveillance | Environ 18 mois après | Condition du maintien du certificat |
| Renouvellement | Au bout de 3 ans | Nouvel audit |
Le coût d’un audit n’est pas fixé ici : il se demande sous forme de devis à plusieurs certificateurs de la liste officielle. Pour un lancement avec peu de moyens, l’article sur le lancement d’une activité avec un petit budget aide à arbitrer les dépenses.
Les obligations qui maintiennent l’OF actif
Le bilan pédagogique et financier se transmet chaque année par le même service que la déclaration. Si ce bilan ne fait apparaître aucune activité de formation pendant une année, ou s’il n’est pas envoyé, la déclaration devient caduque et l’organisme est radié (article L.6351-6 du Code du travail).
Un changement d’adresse, de statut, de dénomination ou de région se signale dans les 30 jours, avec un justificatif INSEE. La cessation d’activité se signale dans le même délai.
Côté Qualiopi, le certificat est valable 3 ans à l’issue de l’audit initial favorable. Une certification obtenue avant le 1er janvier 2021 garde une validité de 4 ans, avec un audit de surveillance entre le 14e et le 28e mois.
