La mise en place d’une Gestion Électronique de Documents (GED) est une étape cruciale pour optimiser la gestion des informations au sein d’une entreprise. Ce cahier des charges a pour objectif de définir les besoins, les attentes et les exigences techniques et fonctionnelles nécessaires à la réussite de ce projet. Il servira de guide pour la sélection des prestataires et le déploiement de la solution.
Plan de l'article
1. Contexte et objectifs du projet
1.1 Contexte
L’entreprise souhaite moderniser son système de gestion documentaire en intégrant une solution GED. Cette démarche vise à améliorer l’efficacité opérationnelle, réduire les coûts liés à la gestion papier et faciliter l’accès aux informations. Pour ce faire, la première étape consiste à établir un exemple de cahier des charges de GED.
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1.2 Objectifs
- Dématérialiser les documents papier et les flux de travail associés.
- Centraliser les documents électroniques pour un accès rapide et sécurisé.
- Améliorer la collaboration interne et externe.
- Assurer la conformité avec les normes et réglementations en vigueur.
2. Périmètre du projet
2.1 Documents concernés
- Factures clients et fournisseurs.
- Contrats et accords commerciaux.
- Documents RH (CV, contrats de travail, etc.).
- Correspondances internes et externes.
2.2 Utilisateurs
- Tous les employés de l’entreprise.
- Partenaires externes autorisés.
3. Exigences fonctionnelles
3.1 Acquisition et numérisation
- Intégration de périphériques de numérisation (scanners, multifonctions).
- Module de numérisation intégré avec API pour automatiser le processus.
- Gestion des points d’entrée « papier » et « fax » avec sécurisation des données.
3.2 Indexation et recherche
- Indexation automatique des documents basée sur des métadonnées.
- Moteur de recherche avancé permettant des recherches par mots-clés, dates, types de documents, etc.
3.3 Stockage et archivage
- Stockage sécurisé des documents avec chiffrement des données.
- Archivage conforme aux normes légales et réglementaires.
- Gestion des versions et historique des modifications.
3.4 Collaboration et partage
- Interfaces utilisateur intuitives pour faciliter le travail collaboratif.
- Partage sécurisé des documents avec des droits d’accès configurables.
- Intégration avec les outils de messagerie et de collaboration existants (Microsoft Teams, Slack, etc.).
3.5 Sécurité et conformité
- Conformité avec les normes ISO et RGPD.
- Gestion des accès et des droits utilisateurs.
- Audit et traçabilité des actions effectuées sur les documents.
4. Exigences techniques
4.1 Infrastructure
- Solution hébergée en mode SaaS ou on-premise selon les besoins.
- Scalabilité pour supporter l’évolution des volumes de documents.
- Haute disponibilité et plan de continuité d’activité.
4.2 Intégration
- Intégration avec les systèmes existants (ERP, CRM, etc.).
- API ouvertes pour permettre des développements spécifiques.
4.3 Performances
- Temps de réponse rapide pour les recherches et l’accès aux documents.
- Capacité à gérer un grand volume de documents simultanément.
5. Critères de sélection des prestataires
5.1 Expérience et références
- Expérience avérée dans des projets similaires.
- Références clients et études de cas.
5.2 Support et maintenance
- Support technique disponible 24/7.
- Plan de maintenance et mises à jour régulières.
5.3 Coût
- Coût total de possession (TCO) compétitif.
- Transparence sur les coûts de licence, de mise en œuvre et de maintenance.
6. Planning prévisionnel
6.1 Phases du projet
- Phase 1 : Analyse des besoins et rédaction du cahier des charges (1 mois).
- Phase 2 : Sélection du prestataire (2 mois).
- Phase 3 : Mise en œuvre et déploiement (6 mois).
- Phase 4 : Formation des utilisateurs et support post-déploiement (3 mois).
6.2 Jalons clés
- Kick-off meeting : Date de début du projet.
- Go-live : Date de mise en production de la solution.
- Clôture du projet : Date de fin du projet et bilan.
Conclusion
Ce cahier des charges constitue la base de la réussite du projet de GED. Il permettra de structurer les échanges avec les prestataires, de garantir la conformité aux exigences et de piloter le projet jusqu’à son aboutissement.
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